I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är egentligen skillnaden och varför är det så få som byter till e-faktura trots fördelarna? Vi guidar dig genom fakturadjungeln och ger praktiska tips för en smidig övergång.
Både PDF- och e-fakturor minskar behovet av papper och bidrar till en grönare miljö. Men där slutar likheterna. En PDF-faktura är en digital bild av ett pappersdokument, medan en e-faktura är digital genom hela processen – från skapande till betalning. Detta innebär att e-fakturan kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomisystem, vilket både sparar tid och minimerar risken för fel. Något som gör den både trygg, säker, och ekonomisk. Utöver dessa fördelar visar även en rapport från Visma att leverantörer får snabbare betalt för e-faktura; 90 procent att alla elektroniska fakturor betalas i tid, motsvarande siffra för PDF är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor.
Trots dess fördelar finns det en tveksamhet hos många småföretag att göra övergången till e-faktura. Varför är det så, och hur kan du som företagare få en smidig övergång till e-faktura?
Enligt en rapport från NEA (Nätverket för elektroniska affärer) är det varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap.
Många håller kvar vid gamla vanor, med manuell hantering av fakturor då det uppfattas enklare och billigare att skicka PDF med e-post och tidsvinsten med att skicka e-fakturor inte alltid är uppenbar. Kostnader för att införa ett e-fakturasystem och brist på teknisk kunskap är andra hinder. Dessutom finns en osäkerhet kring e-fakturors regler och standarder, vilket kan skapa en tveksamhet att göra bytet.
Med rätt förberedelser kan även småföretag göra övergången smidigt och framgångsrikt.
För att kunna skicka e-faktura behöver du som avsändare ha en aktiv e-fakturakoppling med mottagaren. Den aktiverar du via ditt affärssystem. Din faktura skickas då digitalt, vilket går snabbt och garanterar att betalningsinformationen som t ex. totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum alltid är korrekt eftersom de redan är ifyllda. Det enda mottagare behöver göra är att godkänna din faktura.
Om du har en leverantör av bokföringsprogram eller faktureringstjänst – fråga dem, eller din bank hur du kommer igång. Det finns olika lösningar, valet beror på verksamhetens storlek och behov.
1. Utbilda dig och ditt team så att du får en förståelse för fördelarna och hur e-fakturor fungerar.
2. Välj ett ekonomisystem som passar dina behov – se till att systemet stöder e-fakturering.
3. Informera dina kunder och leverantörer: En övergång till e-fakturor kräver samarbete.
4. Använd tjänster som underlättar övergången: Det finns verktyg som kan automatisera processen och göra det enklare för dina kunder att acceptera e-fakturor.
Effektivisering: Du slipper mata in uppgifter manuellt, det blir enklare att söka och kontrollera en digitaliserad faktura i efterhand och du kan få fakturan konterad och klar med automatik.
Säkerhet: Du minimerar risken för fel och bedrägeri. Alla värden matas in direkt i ditt ekonomisystem.
Kostnadseffektivitet: Du kan lägga mindre tid på administration – tid du i stället kan lägga på ditt företag. Du får också in pengar snabbare.
Miljövänligt: Du slipper pappershantering och kan hantera alla fakturor digitalt vilket också spar pengar och bidrar till en mer hållbar verksamhet.
The post En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång appeared first on Tidningen Konsulten.
Ett falskt mejl, en misstänkt faktura eller en dator som plötsligt slutar fungera. Digitala risker kan snabbt bli ett problem för hela företaget. Under oktober uppmärksammar kampanjen Tänk säkert hur du kan skydda dig. Här är några saker att se över i din verksamhet. Att betala fakturor, dela underlag och sköta myndighetskontakter digitalt hör till vardagen för de flesta …
Den 1 oktober öppnade möjligheten att ansöka om jämkning för beskattningsåret 2027. Vad innebär ett jämkningsbeslut för dig som privatperson och för dig som är arbetsgivare? Med ett jämkningsbeslut görs skatteavdraget så att det motsvarar den faktiska skatten som ska betalas för året. Jämkning = planera din ekonomi Som privatperson är det viktigt att göra en …
Att sälja kundfakturor kan vara ett snabbt sätt att stärka företagets likviditet. Men innan du tackar ja till erbjudandet behöver du kontrollera hur det påverkar företagets befintliga bankfinansiering. Att tjänsten finns i ditt affärssystem innebär inte automatiskt att den är förenlig med företagets befintliga kreditavtal. Många affärs- och faktureringssystem erbjuder numera …
Vem äger ditt företag? Varifrån kommer pengarna? Och varför behöver du svara igen när ni har samarbetat i flera år? Frågorna är en del av redovisningskonsultens arbete mot penningtvätt och kan också bidra till att minska risken för att ditt företag utnyttjas i brottsliga upplägg. Frågorna skyddar dig Om du driver företag och har gett en redovisningskonsult i uppdrag att ta …
Vem du anlitar för redovisning och lön påverkar mer än den löpande administrationen. Rätt kompetens kan hjälpa dig att förstå företagets ekonomi, fatta bättre beslut och upptäcka risker i tid. I Srf konsulternas Fokusrapport 2026 berättar företagare och experter varför valet av konsult spelar roll och hur du väljer rätt. Som företagare behöver du kunna lita på att …
En enkel kontroll innan du anlitar en ny leverantör kan minska risken för onödiga kostnader, juridiska problem och skadat förtroende. Här är sju konkreta steg som hjälper dig att göra en tryggare bedömning – och en checklista att använda innan du skriver avtal. En enkel kontroll innan du anlitar en ny leverantör kan minska risken för onödiga kostnader, juridiska problem och …
Skatteverkets id-kortsverksamhet ska avvecklas. Regeringen föreslår att Skatteverket från och med den 1 mars 2027 inte längre ska utfärda id-kort för personer som är folkbokförda i Sverige. Som företagare behöver du i princip inte göra något med anledning av förändringen, men den kan vara bra att känna till – särskilt om företaget har anställda som använder Skatteverkets …
Digital inlämning av årsredovisningar fortsätter att öka. Under juni 2026 sattes ett nytt rekord när 101 126 företag lämnade in sin årsredovisning digitalt – första gången antalet överstiger 100 000 under en månad. Samtidigt visar ny statistik från Bolagsverket att digital inlämning ger färre kompletteringar och snabbare handläggning. Intresset för digital inlämning …
Digital redovisning gör det enklare att hantera företagets ekonomi. Samtidigt kan det vara svårt att veta var alla underlag finns. Som företagare behöver du säkerställa att räkenskapsinformationen är tillgänglig under hela arkiveringstiden. Inte alltid lätt avgöra var informationen finns När bokföringen bestod av papper var hanteringen förhållandevis tydlig. Efter …
Torsdag och fredag 3-4 september är vi på kurs, och kontoret håller stängt.
Välkomna åter måndag 7 september! Brevlådan har öppet som vanligt.
Vi önskar er en riktigt trevlig helg!
Vi är anslutna till Srf konsulterna