Artiklar

En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång

I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är egentligen skillnaden och varför är det så få som byter till e-faktura trots fördelarna? Vi guidar dig genom fakturadjungeln och ger praktiska tips för en smidig övergång.

Många fördelar med e-faktura 

Både PDF- och e-fakturor minskar behovet av papper och bidrar till en grönare miljö. Men där slutar likheterna. En PDF-faktura är en digital bild av ett pappersdokument, medan en e-faktura är digital genom hela processen – från skapande till betalning. Detta innebär att e-fakturan kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomisystem, vilket både sparar tid och minimerar risken för fel. Något som gör den både trygg, säker, och ekonomisk. Utöver dessa fördelar visar även en rapport från Visma att leverantörer får snabbare betalt för e-faktura; 90 procent att alla elektroniska fakturor betalas i tid, motsvarande siffra för PDF är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor.  

Trots dess fördelar finns det en tveksamhet hos många småföretag att göra övergången till e-faktura. Varför är det så, och hur kan du som företagare få en smidig övergång till e-faktura?  

Gamla vanor och osäkerhet 

Enligt en rapport från NEA (Nätverket för elektroniska affärer) är det varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap. 

Många håller kvar vid gamla vanor, med manuell hantering av fakturor då det uppfattas enklare och billigare att skicka PDF med e-post och tidsvinsten med att skicka e-fakturor inte alltid är uppenbar. Kostnader för att införa ett e-fakturasystem och brist på teknisk kunskap är andra hinder. Dessutom finns en osäkerhet kring e-fakturors regler och standarder, vilket kan skapa en tveksamhet att göra bytet. 

Så kommer du igång 

Med rätt förberedelser kan även småföretag göra övergången smidigt och framgångsrikt. 

För att kunna skicka e-faktura behöver du som avsändare ha en aktiv e-fakturakoppling med mottagaren. Den aktiverar du via ditt affärssystem. Din faktura skickas då digitalt, vilket går snabbt och garanterar att betalningsinformationen som t ex.  totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum alltid är korrekt eftersom de redan är ifyllda. Det enda mottagare behöver göra är att godkänna din faktura. 

Om du har en leverantör av bokföringsprogram eller faktureringstjänst – fråga dem, eller din bank hur du kommer igång. Det finns olika lösningar, valet beror på verksamhetens storlek och behov. 

För att underlätta övergången till e-fakturering, börja med att: 

1. Utbilda dig och ditt team så att du får en förståelse för fördelarna och hur e-fakturor fungerar. 

2. Välj ett ekonomisystem som passar dina behov – se till att systemet stöder e-fakturering. 

3. Informera dina kunder och leverantörer: En övergång till e-fakturor kräver samarbete. 

4. Använd tjänster som underlättar övergången: Det finns verktyg som kan automatisera processen och göra det enklare för dina kunder att acceptera e-fakturor. 

Fördelar med e-faktura  

Effektivisering: Du slipper mata in uppgifter manuellt, det blir enklare att söka och kontrollera en digitaliserad faktura i efterhand och du kan få fakturan konterad och klar med automatik.  

Säkerhet: Du minimerar risken för fel och bedrägeri. Alla värden matas in direkt i ditt ekonomisystem.  

Kostnadseffektivitet: Du kan lägga mindre tid på administration – tid du i stället kan lägga på ditt företag. Du får också in pengar snabbare.  

Miljövänligt: Du slipper pappershantering och kan hantera alla fakturor digitalt vilket också spar pengar och bidrar till en mer hållbar verksamhet. 

The post En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång appeared first on Tidningen Konsulten.

Konkurserna ökar – vad tänka på?

Antalet konkurser var 2023 det hösta sedan finanskrisen på 90-talet och trots att våren nu är här syns ingen ljusning. Det ligger många riskfaktorer bakom den ökade konkursvågen enligt UC. Den ekonomiska brottsligheten är en. Lali Fjellström, Branschansvarig Redovisning vid Srf konsulterna berättar vad du som företagare ska tänka på för att undvika ekonomiska svårigheter och konkurs i oroliga tider.

Under 2023 ökade antalet konkurser totalt med 29 procent i jämförelse med året innan. När vi nu går in i maj syns ingen ljusning. Enligt UC ökade antalet konkurser i april med 68 procent i jämförelse med samma period förra året. Inom bevakning och fastighetsservice ökade konkurserna med 185 procent. Det var också den bransch med flest konkurser. Enligt UC är ekonomisk brottslighet en ny riskfaktor för konkurs och denna koppling är stor inom framförallt fastighetsverksamhet och byggsektorn i stort. Även höga räntor, inflation och det faktum att många nu måste återbetala skatteanstånden från pandemin spelar in. Till detta kommer ökad arbetslöshet och kriget i Ukraina och Mellanöstern.  

Varningssignaler att ha koll på 

Denna situation är ny för många företagare som tidigare inte behövt oroa sig för ekonomiska problem.  

– I detta läge blir det svårare än någonsin, men också viktigare än någonsin, att ha koll på ekonomin och att veta vilka varningssignaler man ska vara uppmärksam på, säger Lali Fjellström.  

Finns det något du som företagare kan göra för att undvika konkurs? Svaret är ja. Dålig ekonomi kommer sällan plötsligt. Oftast finns det tidiga varningssignaler menar Lali Fjellström:

Grunden är att identifiera och hantera bolagets risker. Det är också bra att ha en upparbetad och kontinuerlig relation till din redovisningskonsult. De har koll på din ekonomi, kan agera bollplank och i god tid upptäcka om något förändras som gör att du bör agera.   

5 tips för att undvika konkurs i orostider:  

1. Omvärlden förändras snabbt och det gäller att hålla koll – både på företagets egna kapital, likviditeten, leverantörerna och på kundernas betalningsförmåga. Gör en regelbunden uppföljning av företagets verksamhet.  

2. Den vanligaste utmaningen är likviditetsproblem. Att säkerställa en god likviditet kan vara avgörande för företagets fortsatta drift. Så fort du märker att det är mindre kvar i kassan är det viktigt att direkt vidta åtgärder för att lösa problemen och slippa konkurs.  

3. Det är viktigt att ha en nära dialog med kunder för att säkerställa att de betalar räkningar i tid. Kräv förskottsbetalning eller säkerhet för dina leveranser om du misstänker att de har ekonomiska svårigheter. 

4. Det är också viktigt att ha god kännedom om vem eller vilka du gör affärer med. Säkerställ att leverantörer kan skicka dina varor och ställ in betalningen om du misstänker att de inte kan det. Ett hjälpmedel för att identifiera varningssignalerna hos en leverantör är den checklista som Ekobrottsmyndigheten har tagit fram. Denna kan du använda när du ska börja göra affärer med en ny leverantör men även under en pågående affärsrelation. Här hittar du Ekobrottsmyndighetens checklista.  

5. Tag hjälp i god tid och var noga med val av rådgivare. Det är viktigt att din redovisningskonsult, revisor och andra rådgivare har rätt kompetens för att hjälpa dig och ditt företag. Det spar tid, säkerställer kvalitet och att du undviker onödiga misstag. Om din likviditet försämras är det viktigt att agera snabbt. Genom att ha nära kontakt med din redovisningskonsult kan du undvika konkurs.

The post Konkurserna ökar – vad tänka på? appeared first on Tidningen Konsulten.

Muntliga avtal gäller i de flesta fall men bör undvikas

För att undvika ord-mot-ord-situationer är skriftliga avtal mellan arbetsgivare och anställda att rekommendera. Det är viktigt särskilt ur arbetsgivarsynpunkt eftersom den anställde vid en tvist ses som den svagare parten vilket ställer högre krav på arbetsgivaren att bevisa sin uppfattning.

Även om arbetsgivare och anställd är överens kan man inte avtala eller bli överens om avvikelser från sådant som är reglerat i lag, till exempel i semesterlagen eller lagen om anställningsskydd (LAS). Sådana avtal är alltså ogiltiga. Det är i princip bara i två fall det krävs att avtal ska vara skriftliga; dels i fastighetsaffärer, dels för kollektivavtal.

Behövs skriftligt avtal vid anställning?

En vanlig missuppfattning är att avtal om anställning måste vara skriftligt och undertecknat av båda parter. En anställning kan utöver en muntlig överenskommelse till och med uppstå konkludent, det vill säga underförstått, till exempel att en person har börjat arbeta för en arbetsgivare och får ersättning för det utan att man har sagt något om en anställning. Lagen om anställningsskydd föreskriver enbart att arbetsgivaren har en skyldighet att inom viss tid skriftligen meddela anställningsvillkoren till arbetstagaren. Eftersom en anställning är en för båda parter viktig överenskommelse bör man ändå upprätta ett skriftligt avtal där båda parter skriver under de villkor som gäller för anställningen.

Risker vid muntliga överenskommelser I övrigt går det alltså principiellt bra att avtala muntligt om vad som helst. Så länge man är överens fungerar det utmärkt. Problemet är bara att med tiden kan man ha glömt vad man har sagt och kommit överens om och har man olika uppfattningar kan det bli en tvist som i bästa fall stannar vid en otrevlig situation där missnöje och irritation uppstår. I värsta fall får tvisten lösas rättsligt.

Avtal som ogiltigförklaras Ett avtal, även om det är skriftligt, kan förklaras ogiltigt om det har ingåtts under tvång. I partsförhållandet arbetsgivare – arbetstagare är det den anställde som betraktas som den svagare parten då denna anses vara i en beroendeställning gentemot arbetsgivaren. Den anställde kan alltså känna sig tvingad att gå med på villkor med rädsla för sämre arbetsvillkor eller till och med för att förlora anställningen. Ett avtal kan också förklaras ogiltigt om det innehåller oskäliga avtalsvillkor, t ex att det inte går att avbryta överenskommelsen eller att det är oskäligt lång uppsägningstid.

Ta hjälp vid avtalsskrivandet Det är svårt att förutse vad som kan inträffa i framtiden gällande den aktuella överenskommelsen. Det är därför viktigt att noga tänka igenom förutsättningarna och försöka förutse situationer som kan uppstå. Man kan naturligtvis ta hjälp av en jurist om det gäller viktiga ärenden. Ett annat sätt är att använda färdiga avtalsmallar som finns tillgängliga på nätet. Dessa passar förmodligen inte exakt på det aktuella ärendet men de kan vanligen modifieras efter de aktuella förutsättningarna. Man har i vart fall fått hjälp med de viktigaste villkoren för att på så sätt undvika tvistesituationer.

Det finns även områden där arbetsgivaren ensidigt kan bestämma om avtalsvillkoren. Det kan till exempel gälla personalvårdsförmåner av olika slag. Det är upp till arbetsgivaren att bestämma om sådana förmåner ska erbjudas och till vilka belopp. Här är det skattemässiga regler som påverkar villkoren. För en arbetsgivare är det en fördel att vara tydlig och skriva ner vad som gäller i en personalhandbok eller på ett intranät.

Generella villkor som bör finnas med i ett avtal
• Datum för avtalets ingående
• Vad avtalet omfattar
• Eventuella undantag som avtalet inte omfattar
• Hur länge avtalet gäller
• Uppsägningstid för avtalet för båda parter

The post Muntliga avtal gäller i de flesta fall men bör undvikas appeared first on Tidningen Konsulten.

Vem gör du affärer med?

Vissa saker bör företagare kontrollera eller se över regelbundet. Det kan vara att lägga om lånen eller att hitta en billigare försäkring. En åtgärd du som företagare bör se över en gång om året är vem du gör affärer med. Här är några enkla tips på vad du bör kontrollera och varför.

Kontrollera att din leverantör har F-skatt 

Ett företag som har F-skatt betalar själv sin preliminärskatt och sociala avgifter. Det innebär att du som köpare inte behöver betala arbetsgivaravgifter eller dra preliminärskatt på utbetald ersättning. Många företag anlitar därför bara uppdragstagare som är godkända för F-skatt eftersom det blir mindre administrativt arbete då.  

F-skatten är ett bevis på att företaget sköter sig. Att ett företag kan visa upp eller åberopa sin F-skatt är därför viktigt för dig som köper tjänster från andra företag.  

Eftersom företag av olika anledningar kan bli av med sin F-skatt är det viktigt att du som köpare regelbundet kontrollerar att dina leverantörer är godkända för F-skatt. Det gäller både om det är en ny leverantör eller en leverantör som du har haft en relation med under en längre tid.  

Du kan enkelt kontrollera dina leverantörers F-skatt hos Skatteverket. Det gör du med hjälp av e-tjänsten “Hämta företagsinformation” Här kan du se om företaget är godkänd för F-skatt, registrerat för moms och som arbetsgivare. Du kan också se om företaget har uppgifter om beslutade arbetsgivaravgifter de tre senaste månaderna.  

Vad ska köparen göra om säljare inte har F-skatt? 

Om säljaren inte har angivit F-skatt på fakturan eller när anbudet lämnades kan köpare behöva göra ett skatteavdrag, och i vissa fall även betala arbetsgivaravgifter. Eftersom köparen är skyldig att göra skatteavdrag från den utbetalade ersättningen för arbete, så ska denne lämna en arbetsgivardeklaration. Köparen kan annars bli ansvarig för skatterna om säljaren inte betalar in sina skatter. Så kontrollera alltid att fakturan innehåller uppgifter om F-skatt innan du betalar den.  

Om fakturan inte innehåller F-skatt, behöver du tänka på följande beroende på om säljaren är en enskild näringsidkare eller juridisk person: 

Om säljare av tjänsten är en enskild näringsidkare som inte har F-skatt ska köparen dra 30 procent från ersättningen för arbetet exklusive moms. Säljarens kostnader för material och dylikt ska inte ingå i underlaget för skatteavdrag. En förutsättning är dock att kostnaderna och momsen har specificerats särskilt på fakturan från näringsidkaren. Köparen ska även betala in arbetsgivaravgifter. Arbetsgivaravgifter och avdragen skatt ska redovisas på arbetsgivardeklarationen. Förenklat kan man säga att köparen blir arbetsgivare i förhållande till säljaren.  

Om säljaren av tjänsten är en juridisk person som inte har F-skatt ska köparen dra 30 procent från ersättningen för arbetet exklusive moms. Säljarens kostnader för material och dylikt ska inte ingå i underlaget för skatteavdrag. Skatteavdraget ska bara göras på ersättning för arbete. En förutsättning är dock att kostnaderna och momsen har specificerats särskilt på fakturan från säljaren. Köparen ska inte betala arbetsgivaravgifter eller särskild löneskatt för ersättningar för arbete när säljaren är en juridisk person. Den avdragna skatten för den juridiska personen ska redovisas på arbetsgivardeklarationen. 

Kontrollera din leverantör 

Företag kan riskera att används som brottsverktyg för den ekonomiska brottsligheten. Därför är det viktigt att ha god kännedom om vem eller vilka du gör affärer med. Oseriösa företagare betalar inte in rätt skatter eller avgifter, levererar inte rätt kvalitet, lever inte upp till sina tillstånd, och deras anställda får inte rätt löner. Detta skapar en osund konkurrens. Ett skatteundandragande är skadligt i och med att skatten, som är en gemensam resurs för att uppnå ett hållbart samhälle, inte levereras på avsett sätt. De oseriösa aktörerna har blivit bra på att ha fina fasader, vid första anblick kan de verka seriösa. Tillsamman ska samhället sätta stopp för dessa aktörer och det gäller att veta vilka tecken man ska leta efter.  

Ett hjälpmedel för att identifiera varningssignalerna hos en leverantör är den checklista som Ekobrottsmyndigheten har tagit fram. Denna kan användas när företaget ska börja göra affärer med en ny leverantör men även under en pågående affärsrelation. Ju fler kryss man bokar för desto större är risken och desto större är anledningen att göra en fördjupad granskning. Här hittar du Ekobrottsmyndighetens checklista

The post Vem gör du affärer med? appeared first on Tidningen Konsulten.

Omfördela skattereduktioner i inkomstdeklarationen

En skattereduktion minskar den skatt som en fysisk person ska betala. Det innebär att man behöver betala tillräckligt med skatt för att kunna tillgodoräkna sig en skattereduktion. Vissa skattereduktioner kan omfördelas i deklarationen för inkomståret 2023.

14 olika skattereduktioner  

Det finns 14 olika skattereduktioner som en fysisk person kan få. För att kunna utnyttja skattereduktionerna behöver det finnas tillräckligt med skatt att avräkna skattereduktionen mot. De olika skattereduktionerna räknas av i en särskild ordning. Summan av skattereduktionerna får inte överstiga summan av kommunal inkomstskatt, statlig inkomstskatt, fastighetsavgift och fastighetsskatt.  

Om det inte finns tillräckligt med skatt att betala för att kunna utnyttja skattereduktionen kan man i vissa fall överlåta den. Det finns ingen möjlighet för en fysisk person som inte driver näringsverksamhet att utnyttja en skattereduktion ett senare år utan rätten till skattereduktionen faller bort.  

För vissa skattereduktioner finns det en möjlighet att överlåta rätten till skattereduktion till någon annan. Dessa behandlas nedan.  

Skattereduktion för rot- och rutarbeten  

Rätt till skattereduktion för rot- och rutarbeten har bland annat fysiska personer som har fyllt 18 år. Rutavdrag får uppgå till max 50 procent och rotavdrag till max 30 procent av arbetskostnaden inklusive mervärdesskatt. Skattereduktionen för rot- och rutavdrag får uppgå till sammanlagt högst 75 000 kr per person och beskattningsår, varav rotavdraget högst får uppgå till 50 000 kr. Det är endast arbetskostnader som ger rätt till rot- eller rutavdrag. I underlaget till rot- eller rutavdrag får inte utgifter för till exempel material, utrustning och resor räknas in. 

Omfördelning av rot- och rutavdrag 

Personer som tillhör samma hushåll och som gemensamt har låtit utföra ett rot- eller rutarbete kan omfördela avdraget mellan sig om det visar sig att en av personerna inte kan utnyttja sin del av avdraget. Den person som övertar ett rot- eller rutavdrag måste också uppfylla villkoren för rot- eller rutavdrag.  

Om omfördelning begärs i inkomstdeklarationen är det bara den slutliga skattereduktionen som omfördelas. Den preliminära skattereduktionen ligger kvar på den överlåtande personen. Det kan innebära ytterlige skatt att betala för den överlåtande personen, medan den som får skattereduktionen tilldelad får mindre skatt att betala. Både den som överlåter rätten till skattereduktion och den som tar över rätten ska lämna uppgifter om omfördelningen. Det gör man i fältet Övriga upplysningar på sidan 2 i deklarationen. I e-tjänsten för deklarationen gör överlåtaren ändringen i menyvalet Ändra och väljer därefter Skattereduktioner rotarbete eller rutarbete. Där anger man uppgift om belopp, hur avdraget ska fördelas och personnummer till den man vill omfördela till. Man kan på det sättet föra över hela eller en del av avdraget. 

Omfördelning av skattereduktionen kan även ske mellan köpare som inte har hushållsgemenskap. Alla villkor måste då vara uppfyllda för den som skattereduktionen omfördelas till. Det är alltså möjligt att omfördela till den som hade haft rätt till skattereduktion redan vid ansökningstillfället. 

Det går däremot inte att omfördela skattereduktion för rot- och rutarbete som man fått som förmån. 

Skattereduktion för grön teknik 

En fysisk person kan få skattereduktion för installation av så kallad grön teknik. Skattereduktionen för grön teknik får uppgå till högst 50 000 kronor per person och beskattningsår. Det finns tre olika installationsarbeten som ger rätt till skattereduktion. Dessa är installation av nätanslutet solcellssystem (solceller), system för lagring av egenproducerad elenergi (batteri) samt laddningspunkt till elfordon.  

Omfördelning av skattereduktion för grön teknik 

Även rätten till skattereduktion för grön teknik kan man omfördela till en person som man har hushållsgemenskap med, exempelvis make, maka eller sambo, förutsatt att den personen i övrigt har rätt till avdraget.  

Om omfördelning begärs i inkomstdeklarationen är det bara den slutliga skattereduktionen som omfördelas. Både den som överlåter rätten till skattereduktion och den som tar över rätten ska lämna uppgifter om att omfördelning av skattereduktionen ska göras i fältet Övriga upplysningar i deklarationen. Kryssa också i rutan för omfördelning. I e-tjänsten för deklaration ändrar man i menyvalet ändra och väljer därefter skattereduktion Grön teknik. Där anger man belopp, hur avdraget ska fördelas och personnummer till den man vill omfördela till. Man kan alltså föra över hela avdraget eller bara en del.  

Skattereduktion för gåvor  

Skattereduktionen för gåvor uppgår till 25 procent av underlaget som motsvarar de lämnade gåvorna. För inkomstår 2023 (inkomstdeklaration 2024) kan privatpersoner få skattereduktion med högst 3 000 kronor. Det motsvarar gåvor för totalt 12 000 kronor.  

För att få skattereduktion för gåvor måste vissa förutsättningar vara uppfyllda. Gåvomottagaren måste vara godkänd av Skatteverket innan man lämnar gåvan och givaren måste ha fyllt 18 år vid inkomstårets utgång. Gåvan måste vara en penninggåva som är avsedd att främja social hjälpverksamhet eller vetenskaplig forskning. Gåvan måste uppgå till minst 200 kronor till samma gåvomottagare vid ett och samma tillfälle och uppgå till minst 2 000 kronor under året. 

Så omfördelas skattereduktionen för gåvor 

Makar och sambor kan omfördela underlaget för skattereduktion mellan sig när den som gett gåvan inte kan utnyttja hela skattereduktionen. Omfördelning kan också ske om en av makarna gett gåvor som överstiger det skattereduktionsgrundande beloppet medan den andre maken har ytterligare utrymme, eller om en av makarna inte kommer upp i det minsta skattereduktionsgrundande beloppet. 

Förutsättningen för omfördelning är att det avser makar som lever tillsammans eller sambor som tidigare varit gifta med varandra eller som har gemensamma barn. Den person som övertar ett skattereduktionsbelopp måste uppfylla villkoren för skattereduktion. Uppgifterna kan antingen ändras i deklarationen eller i e-tjänsten för deklaration.  

Skattereduktion vid underskott av kapital 

Fysiska personer som har underskott av kapital kan få en skattereduktion för det. Skattereduktionen uppgår till 30 procent om underskottet är högst 100 000 kronor. 

Om underskottet är större än 100 000 kronor får man skattereduktion med 21 procent för den del som överstiger 100 000 kronor utöver 30 procent till den del underskottet som uppgår till 100 000 kronor. Det går inte att omfördela rätten till skattereduktionen för underskott av kapital. Däremot är det under vissa förutsättningar möjligt att omfördela utgiftsräntor. 

Så omfördelar man ränteutgifter 

För att få avdrag för en ränteutgift ska man både ha varit betalningsansvarig för skulden under den tid räntan avser samt betalat räntan. Det gör att till exempel makar och sambor som har ett gemensamt lån kan omfördela ränteutgifterna på ett annat sätt än vad som framgår av kontrolluppgifterna. De som vill dela utgiftsräntorna mellan sig på ett annat sätt behöver fylla i nya belopp vid punkt 8.1 i deklarationen. I e-tjänsten Inkomstdeklaration 1 gör man det under menyvalet Ändra. Vid deklaration på pappersblanketten ska de nya beloppen fyllas i den tomma rutan vid punkt 8.1. Det gamla beloppet behöver inte strykas. Tänk på att båda ska ange ett belopp i rutan, även om beloppet är noll för någon av personerna.

The post Omfördela skattereduktioner i inkomstdeklarationen appeared first on Tidningen Konsulten.

Jens Nylander: ”Noggrannare leverantörskontroller kan förhindra ekonomisk brottslighet”

De kriminella blir allt mer raffinerade och allt fler företagare vittnar om att de utsätts för bedrägerier. I denna verklighet blir det allt viktigare för företagare att inte bara känna sin kund, utan att också ha koll på sina leverantörer. Tech-entreprenören Jens Nylander berättar hur noggrannare kontroller både kan spara tid och pengar, samt förhindra ekonomisk brottslighet.

Jens Nylander är tech-entreprenören som på senare tid uppmärksammats för sitt egenutvecklade AI-verktyg som kan analysera stora datamängder och identifiera mönster och avvikelser. Han har, med hjälp av detta verktyg, samlat in miljontals fakturor inom kommuner och regioner och upptäckt både skattefusk och bokföringsbrott bland leverantörerna.  

– Ibland beror felaktigheterna på rent slarv, men jag har också upptäckt förfalskade årsredovisningar och leverantörer som systematiskt fakturerar för arbete som aldrig utförts. Med hjälp av bättre rutiner skulle mycket av detta kunnat upptäckas och det skulle kunna spara det offentliga 90 miljarder årligen, säger han.  

Viktigt känna sin leverantör 

Att känna sina leverantörer är inte bara god affärspraxis, det är också ett skydd mot potentiella ekonomiska risker, menar Jens Nylander. Trots detta är det många företagare som inte har någon process för leverantörsgranskning.  

Jens Nylander nämner tidspress samt brister i ekonomisystemen som två stora hinder.  

– Ofta har man bråttom och upptäcker inte felaktigheter förrän det är för sent. Jag har också märkt att man missar mycket endast på grund av att leverantörernas organisationsnummer är inmatade fel i systemen. När systemen inte reagerar på detta får det stora konsekvenser eftersom det då blir omöjligt att göra automatiserade kontroller.  

Jens Nylander efterlyser vidare system som varnar när något verkar konstigt.  

– Vi är ju noga med att ha brandväggar som skyddar oss mot yttre hot. Det bästa vore om det också fanns en ekonomisk brandvägg, en funktionalitet i ekonomisystemen som regelbundet granskade leverantörsregister och varnade vid ekonomiska hot. 

Lita på omdömet 

Nylander understryker att det krävs en kombination av avancerad teknologi och skickligt mänskligt omdöme för att upptäcka misstänkta oegentligheter.  

– En erfaren redovisningskonsult kan ju upptäcka konstigheter i bokföringen, men många gånger saknas tiden och många företagare förstår nog inte värdet i att granska leverantörerna.  

I väntan på att ekonomisystem ska utvecklas tycker Jens Nylander att redovisningskonsulter och andra som jobbar med företagens ekonomi bör ta mer hjälp av automatiserade system.  

– Automatisering och AI-baserade system möjliggör ju att du kan automatisera vissa uppgifter och få mer tid över till andra, mer värdeskapande uppgifter, så som att granska leverantörerna.  

Hur ska man då göra för att förbättra leverantörsgranskningen?  

– Mitt tips är att ta fram en process som används både för initial bedömning av en ny leverantör och vid regelbunden uppföljning. Detta säkerställer att alla leverantörer möter företagets krav på transparens och etik. Du kan också ta fram en checklista för när du bör bedöma en leverantör extra noga, till exempel om det finns revisorsanmärkningar, eller leverantören har valt att inte ha någon revisor. Detta hjälper dig att identifiera potentiella risker tidigt.

The post Jens Nylander: ”Noggrannare leverantörskontroller kan förhindra ekonomisk brottslighet” appeared first on Tidningen Konsulten.

Så kan företagaren motverka penningtvätt

Penningtvätt är ett globalt problem som bland annat innebär att företag används för att tvätta illegalt intjänade pengar. Victoria Müller, kvalitetsrådgivare på branschorganisationen Srf konsulterna, berättar hur företagaren tillsammans med sin redovisningskonsult kan motverka att företaget utnyttjas i kriminella syften.

I en tid då organiserad brottslighet ökar och genomsyrar samhället på olika plan gäller det att företagare är uppmärksamma för att inte själv drabbas av kriminella som vill tvätta pengar genom företaget.

Redovisningskonsulten – företagarens viktigaste partner

En av företagarens viktigaste samarbetspartners för att motverka penningtvätt är redovisningskonsulten.

Genom att lämna de uppgifter och den information som redovisningskonsulten behöver för att kontrollera att affärsrelationen är seriös säkerställs att penningtvättslagen följs. Det kan till exempel handla om att visa legitimation, delge uppgifter om ägarförhållanden, berätta om verksamheten, förklara varför vissa transaktioner eller affärer genomförs samt ibland även förklara varifrån pengarna kommer.

– De kontroller som redovisningskonsulten behöver göra motsvarar de frågor som banken ställer för att kunna erbjuda sina tjänster, säger Victoria Müller och tillägger:

– Redovisningskonsulten är också, precis som banken, skyldig att rapportera till Finanspolisen vid misstanke om penningtvätt. Det finns ett meddelandeförbud som innebär att ingen information får lämnas om att rapportering har skett.

Förståelse för företagens verksamhet

Victoria Müller förklarar vidare att redovisningskonsulten måste förstå företagens verksamhet för att bland annat kunna planera tidsåtgång samt vilken kompetens som behövs för att kunna utföra uppdragen som en proaktiv rådgivare.

– I enlighet med penningtvättlagstiftningen upprättar redovisningskonsulten även en riskprofil avseende företagens verksamhet. Riskprofilen ligger till grund för att motverka penningtvätt och är ett naturligt led i redovisningstjänsten, säger hon.

Auktorisation – en kvalitetsstämpel

Srf auktoriserade redovisningskonsulter tillhandahåller kvalitetssäkrade tjänster. Det innebär att tjänsterna håller hög kvalitet enligt konceptet “rätt från början”. Det ställs höga krav på rutiner, kontroller och kompetensutveckling. Det gör redovisningskonsulten till företagarens viktigaste partner och bidrar till att företagaren slipper tänka på redovisning och i stället kan fokusera på att utveckla sin verksamhet.

– Redovisningskonsulten ska fortlöpande upprätthålla sin kompetens och ges möjlighet att ta del av de utbildningar och hjälpmedel vi som branschorganisation erbjuder.

Så när konsulten ställer frågor för att uppnå god kundkännedom är det bara en del av den kvalitetssäkrade tjänsten, avslutar Victoria Müller.

The post Så kan företagaren motverka penningtvätt appeared first on Tidningen Konsulten.

Vad kommer Skatteverket att kontrollera i år?

Nyligen öppnades möjligheten att deklarera digitalt (19 mars) och Skatteverket har också informerat vad myndigheten kommer att granska i år när det gäller privatpersoners deklarationer. I den här artikeln berättar vi vilka uppgifter som Skatteverket ska granska särskilt noggrant.

Kontroller

Alla deklarationer granskas maskinellt. Sedan gör Skatteverket manuella kontroller. Då plockar myndigheten ut vissa deklarationer för manuell granskning inom den löpande kontrollen. Urvalet görs med hänsyn till de områden där Skatteverket anser att det finns störst risk för fel. Det kan vara resor till och från arbetet, redovisning när man har sålt sin bostadsrättslägenhet eller fastighet. Det gäller också uthyrning av privatbostad. På samtliga tre områden finns hjälptjänster på Skatteverkets hemsida för att man ska kunna redovisa korrekt i deklarationen.

Riktade kontroller

Skatteverket uppger att vid årets deklaration kommer granskningen särskilt att inriktas på oredovisade inkomster inom vissa områden. Det är vanligt att Skatteverket granskar nya företeelser och transaktioner som är förknippade med ny lagstiftning.

Kryptovalutor är ett område som Skatteverket kommer att fokusera extra på. Som privatperson ska dessa redovisas på blankett K4.

Plattformsföretagen ska lämna uppgifter om ersättningar vid uthyrning av fast egendom och Skatteverket kommer att granska uthyrning av privatbostad. Reglerna för plattformsföretag ären ny lagstiftning som vi tidigare har lyft i flertalet artiklar.

De nya reglerna innebär att företag som är plattformsoperatörer ska lämna uppgifter till Skatteverket om vilka säljare och uthyrare som använder den digital plattformen, exempelvis en webbplats, och vilka inkomster som säljarna och uthyrarna har fått. Vid tidigare års granskning har det visat sig att det finns många fel i redovisningen av dessa inkomster eller att man helt missar att redovisas inkomsterna.

Ytterligare två områden som Skatteverket kommer att granska och som är förknippade med den nya kontrolluppgiftsskyldigheten för plattformsföretagen är inkomster från gig-arbeten och försäljningar via e-plattformar.

Vanliga fel i deklarationen

Några tips på vägen är att själv säkerställa avdragen inom de områden där Skatteverket har upptäckt att det är vanligt att det blir fel. Det avdrag som flest personer gör avdrag för är resor till och från arbetet. Det är också där som Skatteverket ser att många gör fel. Det är viktigt att kontrollera att man verkligen uppfyller samtliga förutsättningar för att få avdraget. För att få avdrag för resor med egen bil krävs att man gör en tidsvinst på minst två timmar per dag jämfört med om man hade åkt kollektivt. Man får också bara avdrag för de dagar man faktiskt åker till arbetet, så kontrollera att antalet dagar som avdraget avser är korrekt.

Även på blankett K5 och K6 som handlar om redovisning av försäljning av småhus respektive bostadsrätt upptäcker Skatteverket många fel. Det gäller framför allt vilka utgifter för förbättringar som man kan få avdrag för. Läs mer om det i artikeln Dags att deklarera för dig som är privatperson!

The post Vad kommer Skatteverket att kontrollera i år? appeared first on Tidningen Konsulten.

Så kan du jämna ut företagets resultat med skattemässiga dispositioner

När en enskild näringsidkare vill jämna ut det skattemässiga resultatet finns det tre olika skattemässiga dispositioner att använda sig av: avsättning till periodiseringsfond respektive expansionsfond samt räntefördelning. Vi går igenom de olika alternativen, vad de innebär och vad ska man ska tänka på.

Göra en avsättning till periodiseringsfond

Periodiseringsfonden är ett sätt att tillfälligt minska det skattemässiga resultatet ett beskattningsår.  De flesta företag som bedriver näringsverksamhet – och alltså inte bara enskilda näringsidkare – kan göra en avsättning i en periodiseringsfond. En periodiseringsfond är en avsättning i inkomstslaget näringsverksamhet som ger företaget en möjlighet att utjämna och tillfälligt minska resultaten mellan olika beskattningsår. Avsättningen innebär att resultatet för näringsverksamheten minskar.

Man får dra av ett belopp som motsvarar 30 procent av ett positivt justerat resultat och på det sättet minskar resultatet i samma mån. Fonden ska i sin helhet återföras senast det sjätte beskattningsåret efter det beskattningsår då avdraget gjordes, men kan frivilligt återföras tidigare. Återföringen innebär att resultatet i verksamheten kommer att öka med samma belopp som tidigare har satts av. En periodiseringsfond innebär en latent skatteskuld, det vill säga en skatt som ska betalas i framtiden.

Göra en avsättning till expansionsfond

Både enskilda näringsidkare och fysiska personer som är delägare i handelsbolag får göra avsättning till expansionsfond. Detta innebär att en del av resultatet beskattas med en lägre skatt, men avsättningen ska sedan återföras till beskattning. Det är alltså en temporär minskning av resultatet som har en lägre beskattning.

När avsättningen återförs till beskattning tas den upp som resultat av näringsverksamheten och den tidigare betalda expansionsfondskatten återbetalas. Vid en återföring beskattas du på vanligt sätt med inkomstskatt och egenavgifter eller särskild löneskatt på det återförda beloppet.

Genom att göra en avsättning till en expansionsfond får en enskild näringsidkare samma möjlighet som ett aktiebolag att expandera sin verksamhet med lågbeskattade medel.

Avsättningen är avdragsgill när man beräknar resultatet av näringsverksamheten, men beskattas genom en så kallad expansionsfondsskatt på 20,6 procent. Skatten motsvarar den skatt som ett aktiebolag betalar på sin vinst.

Hur stor avsättning du får göra beror på kapitalunderlaget vid beskattningsårets utgång och resultatet i verksamheten. Utgångspunkten för att beräkna kapitalunderlaget är det egna kapitalet.

Räntefördela

Räntefördelning gäller bara för enskilda näringsidkare och fysiska personer som är delägare i handelsbolag. Detta är ett sätt att beräkna en fiktiv avkastning för det kapital som den enskilda näringsidkaren har satsat i verksamheten. Beskattning av positiv räntefördelning innebär att en del av vinsten beskattas i inkomst av kapital i stället för i inkomst av näringsverksamhet. Det är en definitiv beskattning och ingen mer beskattning kommer att göras av det omfördelade beloppet.

Det finns både positiv och negativ räntefördelning. Den negativa räntefördelningen är tvingande om kapitalunderlaget vid årets ingång understiger -50 000 kronor. Positiv räntefördelning är frivillig och förutsätter att kapitalunderlaget vid ingången av året överstiger 50 000 kronor.

Reglerna om positiv räntefördelning finns för att i någon mån jämställa enskilda näringsidkare med ägare till fåmansföretag. En fåmansdelägare kan ju låna ut pengar till sitt bolag och få en ränta som bara beskattas med 30 procent i inkomst av kapital, men resultatet i en enskild näringsverksamhet beskattas ju i inkomstslaget näringsverksamhet där skatten är högre och även kan vara progressiv. Dessutom ska en enskild näringsidkare betala egenavgifter eller särskild löneskatt på resultatet.

Genom positiv räntefördelning kan näringsidkaren få en del av resultatet av näringsverksamheten beskattad i inkomstslaget kapital. Räntefördelningen motsvarar en beräknad avkastning på kapital som satsats i näringsverksamheten. Den positiva räntefördelningen innebär att en beräknad inkomstränta flyttas från inkomstslaget näringsverksamhet till inkomstslaget kapital. Det medför att resultatet av näringsverksamheten minskar samtidigt som kapitalinkomsterna ökar.

Glöm inte återföringen!

När en enskild näringsidkare nyttjar möjligheten till avsättning till periodiseringsfond respektive expansionsfond behöver det finnas en plan för hur de ska återföras i framtiden.

En avsättning till en periodiseringsfond, och delvis även avsättningar till expansionsfond, innebär en latent skatteskuld. Vid återföringen behövs alltså pengar för att kunna betala skatten. Även de förväntade resultaten för verksamheten de kommande åren måste beaktas vid planeringen, liksom den enskilda näringsidkarens beskattningssituation. Det är också viktigt att tänka på de sociala förmåner som hänger ihop med inkomstens storlek. Den sjukpenninggrundande inkomsten ligger till grund för ersättning vid sjukdom eller föräldraledighet. Din ålder påverkar egenavgifterna.

Förlustutjämna genom avsättning

Periodiseringsfonden kan användas till förlustutjämning genom att man ett förlustår helt eller delvis återför en tidigare avsatt periodiseringsfond till beskattning. På så sätt kan man redovisa ett nollresultat i stället för en förlust. Det medför att inga skatter eller avgifter behöver betalas på den återförda fonden.

En expansionsfond kan också användas till förlustutjämning på motsvarande sätt som en periodiseringsfond. Men genom att expansionsskatten betalas tillbaka på det återförda beloppet får man dessutom en likviditetsförstärkning. Ett vanligt sätt att minska skattebördan är att expansionsfonden återförs först efter att pensionsåldern inträtt och egenavgifter endast betalas med 10,21 procent i ålderspensionsavgift.

Redovisas i deklarationen

En fördel med de aktuella dispositionerna är att de inte bokförs utan endast redovisas i deklarationen. Det innebär att det är möjligt att under en sexårsperiod genom omprövning både ändra en gjord disposition och att lägga till en disposition som tidigare inte gjorts.

The post Så kan du jämna ut företagets resultat med skattemässiga dispositioner appeared first on Tidningen Konsulten.

Nya bud för samfälligheter som inte är skattskyldiga för moms

I februari meddelade Högsta förvaltningsdomstolen att samfällighetsföreningar inte ska ta ut moms på bidrag som föreningen tar ut från sina medlemmar. Avgörandet överensstämmer inte med ett ställningstagande som Skatteverket meddelade för två år sedan och som gjorde att många samfällighetsföreningar registrerade sig för moms. Nu har Skatteverket kommit ut med information hur samfälligheternas momsskyldighet ska hanteras med anledning av domen. Srf konsulterna samverkar löpande med Skatteverket för att informationen ska vara tillräcklig. Skatteverkets information kommer löpande att uppdateras med till exempel frågor och svar.

Vad har hänt tidigare? 

I februari 2022 meddelade Skatteverket i ett ställningstagande att samfällighetsföreningar skulle ta ut moms på bidrag som föreningen tar ut från sina medlemmar. Skatteverkets ställningstagande medförde att många, närmare 4 500, samfällighetsföreningar registrerade sig för moms.  

Nu två år senare, den 20 februari 2024, har Högsta förvaltningsdomstolen meddelat att bidrag som uttaxeras av en medlem i en samfällighetsförening utifrån de andelstal som fastställts för en gemensamhetsanläggning inte utgör ersättning för en vara eller en tjänst som föreningen tillhandahåller. Därmed ska de bidrag som samfällighetsföreningar uttaxerar av sina medlemmar inte vara föremål för moms.  

Vad gäller för samfällighetsföreningar som har registrerat sig ”felaktig”? 

Domen innebär att samfällighetsföreningar som bara tar ut bidrag från sina medlemmar inte längre ska vara registrerade för moms. Den information som Skatteverket har tagit fram gäller för samfällighetsföreningar som har registrerat sig för moms efter den 15 februari 2022. Dessa föreningar behöver avregistrera sig från moms och kan begära omprövning av tidigare momsdeklarationer. 

1. Avregistrering från moms 

Skatteverket kommer att skicka ut ett förslag till beslut om avregistrering från moms till de samfällighetsföreningar som registrerades för moms efter 15 februari 2022. Om samfällighetsföreningen inte har något att invända mot detta kommer Skatteverket att avregistrera den. Om föreningen driver momspliktig verksamhet och även fortsättningsvis ska vara registrerad för moms måste föreningen meddela det till Skatteverket. Läs mer nedan under rubriken När ska en samfällighetsförening vara momsregistrerad.  

En samfällighetsförening kan även själv begära att bli avregistrerad för moms. Det kan föreningen göra genom att fylla i och skicka in blankett Ändringsanmälan

Viktigt att tänka på är att så länge samfällighetsföreningen är registrerad för moms måste föreningen fortsätta att lämna momsdeklarationer. I deklarationen redovisar man noll kronor i ingående och utgående moms.  

2. Begära omprövning av tidigare momsdeklarationer 

Föreningar som har lämnat en momsdeklaration med moms att betala behöver begära omprövning för att få tillbaka den betalda momsen. Det är frivilligt att begära omprövning.  

En begäran om omprövning innebär att föreningen skriver till Skatteverket och förklarar att bidragen från medlemmarna inte är momspliktiga och att föreningen begär omprövning både för den ingående och den utgående momsen. Alternativt kan föreningen lämna in en ny momsdeklaration där noll kronor redovisas för både ingående och utgående moms. En begäran om omprövning ska göras senast det sjätte året efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gått ut. Det innebär att under 2024 kan föreningen begära omprövning från beskattningsår 2018. 

Skatteverket kommer att påbörja en utredning av den momsdeklaration en förening har lämnat under 2024 om föreningen ska få tillbaka moms och inte redan har fått pengarna.  

Skatteverket kan ompröva tidigare år 

Skatteverket kan under vissa förutsättningar ompröva momsdeklarationer för tidigare år utan att föreningen har begärt det. Detta kommer Skatteverket att göra utifrån omständigheterna i varje enskilt ärende. Skatteverket kan alltså komma att fatta beslut till nackdel för samfällighetsföreningen.  

Skatteverket kan fatta beslut till nackdel för samfällighetsföreningen inom två år från utgången av det kalenderår då beskattningsåret har gått ut. Under 2024 kan beslut alltså fattas till och med beskattningsåret 2022. 

Om föreningen har lämnat momsdeklarationen efter utgången av året efter det kalenderår då beskattningsåret har gått ut kan Skatteverket fatta ett omprövningsbeslut till nackdel för föreningen inom ett år från den dag då momsdeklarationen kom in till Skatteverket. I detta fall får Skatteverket en förlängd omprövningstid som beror på att deklarationen lämnades in sent. Det innebär till exempel att om en förening lämnade momsdeklarationen för redovisningsperiod 2020 den 6 augusti 2023 kan Skatteverket fatta beslut till nackdel för föreningen fram till den 6 augusti 2024. 

När ska en samfällighetsförening vara momsregistrerad? 

En samfällighetsförening ska vara momsregistrerad om den säljer varor och tjänster mot ersättning till medlemmar eller utomstående. Det vill säga har annan verksamhet än bara att ta ut bidrag från medlemmarna. Det kan till exempel vara betalningar för varor och tjänster som föreningen köper in och säljer vidare till medlemmarna, till exempel

• försäljning av vatten eller el från laddstolpar

uthyrning av parkeringsplatser till utomstående. 

Om en samfällighetsförening bedriver ekonomisk verksamhet, det vill säga säljer varor och tjänster mot ersättning till medlemmar eller utomstående, kan föreningen under vissa förutsättningar ändå välja om den vill vara momsregistrerad eller inte. Det gäller om föreningen har en årsomsättning där beskattningsunderlaget inte överstiger 80 000 kronor under ett beskattningsår eller under de två närmast föregående beskattningsåren.

The post Nya bud för samfälligheter som inte är skattskyldiga för moms appeared first on Tidningen Konsulten.